価値ある会議の実現
学校では、職員会議や学年会議などさまざまな会議があります。
私自身もたくさんの会議に出てきましたが、これだけは徹底して守りたいことがあります。
それは、会議の最後に次の行動を決めることです。
会議は報告会ではありません。
何か困ったことや相談したいことに関して全員で意見を出し合い、未来に向けて建設的な意思決定をするために存在します。
つまり会議で決めることは未来に関することなので、次の行動がセットで付いてきます。
しかし、長い間学校現場に所属してきましたが、決定した後はいろいろと曖昧なまま会議が終わってしまうことがほとんどです。
それにより責任の所在が分からなくなったり、期日ギリギリに仕上げることになったり、そもそも何をやればいいのか後で相談されたりと、会議の価値が半減以下になってしまいます。
だからこそ会議の最後に3つのことを決めて、価値のある会議を実現していきましょう。
会議の最後に決めるべき3つのこと
結論から述べると、「誰が」「何を」「いつまでにする」の3つを決めることです。
まず「誰が」ですが、これはハッキリと会議している全員に責任の所在をハッキリさせるためです。
次に「何を」ですが、これは具体的な行動をしっかりと示すために行います。人によってやるべきことの捉え方がズレている場合もあるので、具体的にというところが大事です。
最後に「いつまでにする」ですが、これが最も曖昧になりがちです。決めるときにはかなり気を使う場面があるかもしれませんが、価値ある会議の実現のためにも頑張りましょう。
以上の3つですが、これだけで会議後の動きは大きく違ってきます。
例えば、運動会の出し物を決めるために学年会議をしたとしましょう。
その中で4年生は台風の目を行うことが決まったとします。
その学年会議の終わりに、「運動会で台風の目をやることが決まったから来週ぐらいまでに細かいルールとか運動会までの練習計画を立てておくといいかもね」という感じで終わることが結構あると思います。
そしてこの場合、大抵が練習が始まるギリギリの状況で慌てて先ほどのことを考え始めます。
そうではなく、「運動会で台風の目をやることが決まったので、来週の木曜日にもう一度学年会を行うのでそれまでに次のことを考えてきて欲しいです。A先生は台風の目を実際に行うことを想定してルールを決めておくこと。決まったルールで練習回数が変わるので練習計画は次の学年会議で決めます。B先生は、他の競走種目のリレーの入退場、整列に関して来週までに図を作ってきてください。」といった具合です。
これから来年度に向けてたくさんの会議があるかと思われます。
1つ1つの会議が無意味になってしまわないようにぜひ心掛けてみてくださいね。
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